ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ - РЕФЕРЕНТА. Общие положения. 1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается.
Настоящая должностная инструкция секретаря - референта, далее - " должностная инструкция секретаря", определяет функциональные обязанности.
Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности. К списку должностных инструкций УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г. 1. Общие положения 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов. 1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка. 1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности секретаря-референта Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения. 2.5. Ведет прием посетителей. 2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя. 3. Права секретаря-референта Секретарь-референт имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4. Ответственность секретаря-референта Секретарь-референт несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности. К списку должностных инструкций
Должностная инструкция секретаря-референта | Должностные обязанности секретаря-референта, образец должностной инструкции секретаря-референта
Чем полезна профессия секретаря - референта? Прежде всего тем, что развивает в человеке следующие личностные качества, интересы, склонности.
Должностная инструкция секретаря - референта Секретарь-референт - сотрудник, необходимый практически любой компании. Именно.
Рассмотрим примерную должностную инструкцию секретаря - референта, работающего в небольшой (средней) фирме, где нет специальной службы.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
На должность секретаря - референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу.
Должностная инструкция секретаря - референта, должностные обязанности секретаря-референта, образец должностной инструкции секретаря-.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА Общие положения 1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации. 1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору. 1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: - законодательными актами РФ; - локальными нормативными актами организации; - приказами и распоряжениями руководства организации; - нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности, должен владеть вопросами: - текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития; - знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками; должен знать: - требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению; - правила организации управленческого труда; - требования к оформлению машинописных работ; - правила русской орфографии и пунктуации; - основы делового этикета, служебной этики, психологии общения; - правила охраны труда, техники безопасности; должен уметь: - составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку; - наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности; - работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК; - организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой; - вести прием посетителей; - организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия; - владеть навыками быстрого письма и чтения. 2. Основные функции секретаря-референта К основным функциям секретаря-референта относятся следующие: - организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации; - координация работы офиса; - осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации; - оперативно-организационное обслуживание деятельности организации; - подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение. - документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций. Основные обязанности секретаря-референта К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие: 3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации. 3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации. 3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы. 3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению. 3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации. 3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения. 3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия. 3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации. 3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам. 3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей. 3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. 3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников. 3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия. 3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы. 3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации. 3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности. Дополнительные обязанности секретаря-референта Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности: 4.1 в сфере работы с персоналом: 1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации. 3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений. 4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации. 5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава. 6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение. 7. Оформление листков временной нетрудоспособности. 8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. 9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией. 10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов. 11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам. 4.2. в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией 1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию. 2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме. 3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций. 4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк. 5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков. 6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности. 7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию. Права секретаря-референта Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право: 5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности. 5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации. 5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления. 5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов. 5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации. 5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации. 5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции. 5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции. 5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса. 5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины. Ответственность секретаря-референта Секретарь-референт несет ответственность за Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией. 6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения. 6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства. 6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации. С должностной инструкцией ознакомлен «___» ____________ 2007 г. __________________ ______________________ подпись расшифровка подписи
На должность секретаря - референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 1.1. Секретарь-референт.